Certificado digital: recurso ganha mais importância em tempos de pandemia

Em um mundo cada vez mais tecnológico, acaba sendo necessário criar formas de assegurar a identidade pessoal ou empresarial em meio eletrônico. Aí entra o certificado digital, mecanismo que permite que processos e transações sejam “assinados” e encaminhados pela internet com a devida segurança e validade jurídica.

Justamente por substituir a obrigatoriedade de assinar documentos de forma presencial, essa ferramenta ganha ainda mais importância em um período como o atual, em que, por conta da pandemia de coronavírus, o fluxo de dados online tem sido priorizado por empresas e cidadãos.

O certificado digital torna possível a validação de processos formais diversos junto a agentes públicos e instituições financeiras para transações à distância, conferindo a confiabilidade necessária a essas ações executadas de forma remota.

O que é o certificado digital?

De forma simplificada, pode-se dizer que se trata da identificação digital da pessoa física ou jurídica com a finalidade de comprovar a referida identidade em ambiente digital. Isso é feito de forma muito segura a partir de um mecanismo criptografado.

Assim, o certificado digital funciona como um arquivo eletrônico que carrega informações que identificam seu detentor. Seu conteúdo traz um número de série e dados como o nome do titular, a assinatura digital da autoridade certificadora, a data de validade do certificado, entre outros. A transação só tem sequência se o certificado for reconhecido como válido pelo destinatário.

A emissão de certificados digitais no país é viabilizada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, criada e regulamentada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).

Tipos de certificado digital

Os tipos mais comumente utilizados são:

- A1: Fica armazenado no computador do solicitante e tem validade de um ano. Pode ser adquirido por download.

- A3: Fica armazenado em um cartão ou token criptográfico, podendo ter validade de até cinco anos. É necessário adquirir o dispositivo de armazenamento.

Em ambos os casos, só é possível o uso para assinar digitalmente enquanto o certificado estiver no prazo de validade. O mecanismo precisa ser revalidado sempre que esse prazo expirar.

Como obter um certificado digital

A pessoa física ou jurídica deve procurar uma empresa credenciada para emissão de certificado digital ou, para maior agilidade e comodidade, uma empresa que a assessore neste processo.

Modelos mais comuns de certificados digitais

O certificado digital pode ser empregado em situações diversas, como: entregas de declarações contábeis e fiscais, petições eletrônicas, emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), assinaturas de contratos, abertura de contas bancárias, entrega da declaração de imposto de renda, entre outras.

Os modelos mais comumente utilizados são:

• e-CPF: Certificado para pessoas físicas.

• e-CNPJ: Certificado para pessoas jurídicas.

• NF-e: Certificado para emissão de notas fiscais eletrônicas.

Benefícios da certificação digital para empresas

Neste momento em que muitas empresas se viram forçadas a migrar para uma atuação remota, intensificou-se o movimento de otimizar os processos digitais. Com isso, as transações online junto a órgãos diversos, em que uma assinatura é necessária para a confirmação, também vêm tendo o uso ampliado.

A assinatura digital pode contribuir de várias formas para o negócio. Sua aplicação torna as autorizações oficiais mais ágeis, o que pode ser intensificado pela automatização de processos relacionados. Com as demandas atendidas de forma mais rápida, o nível de produtividade aumenta.

A garantia de segurança é outro aspecto fundamental quando se pensa no tráfego de informações e autorizações no meio virtual, já que o certificado minimiza o risco de ações fraudulentas em operações que exigem a sua utilização.

Entre os benefícios do uso do certificado digital para as empresas podem ser apontados:

• Ampliação da segurança das operações em que autorização para sua efetivação é requerida;
• Mais agilidade nos trâmites operacionais para encaminhamento de documentos oficiais a órgãos do governo, por exemplo;
• Mais praticidade com a desburocratização de processos;
• Economia com a impressão de papéis e reconhecimento de firmas em cartórios;
• Redução de custos que o recolhimento de assinaturas possa acarretar;
• Aumento da produtividade das equipes envolvidas com os processos de autorização.

Veja também: Certificado digital: o que é e como usar no atendimento de obrigações junto ao Fisco

Uso do certificado digital por pessoas físicas na DIRPF

O certificado digital permite ao contribuinte pessoa física acessar um esboço da declaração de imposto de renda com as informações que já constam na Receita Federal, uma forma de evitar divergência dos dados.

Vale destacar que a utilização do certificado digital na Declaração de Imposto de Renda das Pessoas Físicas (DIRPF) é obrigatória quando o contribuinte:

• Recebeu rendimentos:

a) tributáveis sujeitos ao ajuste anual, cuja soma foi superior a R$ R$ 5 milhões;

b) isentos e não tributáveis, cuja soma foi superior a R$ 5 milhões;

c) tributados exclusivamente na fonte, cuja soma foi superior a R$ 5 milhões; ou

• Realizou pagamentos de rendimentos a pessoas jurídicas, quando constituam dedução na declaração, ou a pessoas físicas, quando constituam, ou não, dedução na declaração, cuja soma foi superior a R$ 5 milhões, em cada caso ou no total.

Além disso, algumas consultas e serviços disponíveis pela internet são realizados somente mediante certificação digital, tais como:

• Alteração de endereço no CPF

• Opção pelo Domicílio Tributário Eletrônico - DTE

• Consultar os critérios de omissão da entrega de declarações

• Obter cópia de DIRPF

• Obter DIRPF pré-preenchida

• Consultar rendimentos informados por fontes pagadoras

• Verificar o extrato do processamento da DIRF

Apoio para a obtenção e renovação de certificação digital

A Domingues e Pinho Contadores auxilia pessoas físicas e jurídicas na obtenção ou renovação de certificado digital e-CNPJ, e-CPF ou e-NF-e. Esse serviço é realizado por equipe especializada, conforme as demandas específicas do cliente e a finalidade do uso.