Certificado digital: o que é e como usar no atendimento de obrigações junto ao Fisco

O uso de certificados digitais em procedimentos junto ao Fisco tem aumentado nos últimos anos, sendo esta uma ferramenta indispensável na rotina de grande número de pessoas físicas e jurídicas.

O que é certificado digital?

O certificado digital é uma identidade virtual vinculada a uma entidade, seja ela pessoa jurídica, pessoa física, máquina, aplicação ou site na web, e cumpre a função de associá-la a uma chave pública.

O arquivo de computador gerado pelo certificado digital contém um conjunto de informações do titular, garantindo segurança, autenticidade, confiabilidade e integridade na relação existente entre uma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação.

A certificação digital garante, por força da legislação, validade jurídica e fiscal aos atos praticados com o seu uso, que pode ser comércio eletrônico, assinatura de contratos, operações bancárias, envio de declarações ao governo, emissão de notas fiscais, dentre outros. São transações feitas de forma virtual, ou seja, sem a presença física do interessado, mas que demanda identificação clara da pessoa que a está realizando pela internet.

Quais os tipos de certificados digitais?

Existem 2 tipos de certificados digitais:

1) A1 – Este é um arquivo digital, que é instalado no computador do usuário e tem validade de 1 ano.

2) A3 – Certificado que depende de um dispositivo físico (mídia criptográfica em token USB ou cartão) e que tem validade de 1 ou 3 anos. Se for escolhida a opção de cartão inteligente (smartcard), deverá ser acoplada uma leitora de certificado digital para poder utilizá-lo.

Quais os modelos mais conhecidos de certificados digitais?

Geralmente na rotina contábil-fiscal há a utilização dos seguintes certificados:

• e-CPF: Certificado para pessoas físicas.
• e-CNPJ: Certificado para pessoas jurídicas.
• NF-e: Certificado para emissão de notas fiscais eletrônicas.

Observação: Há também outras modalidades, como o certificado digital OAB, indicado para a atuação de advogados; e o SSL, que serve para troca segura de informações e comércio via sites.

Que entidades estão autorizadas a emitir certificados digitais?

As Autoridades Certificadoras (AC) emitem, suspendem, renovam ou revogam certificados, vinculando pares de chaves criptográficas ao respectivo titular. Essas entidades são supervisionadas e submetem-se ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), através da cadeia hierárquica chamada Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Em que situações podemos utilizar o certificado digital?

São muitos os usos para os certificados digitais. Dentro da rotina contábil-fiscal, podemos destacar:

• Comunicação com órgãos públicos, para serviços e processos digitais nas esferas municipal, estadual e federal;
• Assinatura e entrega de Declarações de Imposto de Renda de Pessoas Físicas (DIRPF), especificamente o e-CPF;
• Assinatura e entrega de declarações de pessoas jurídicas em todas as esferas;
• Acesso e envio de arquivos da Conectividade Social;
• Assinatura e envio de arquivos referentes a obrigações do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) – ECD, EFD, EFD- ICMS/IPI, EFD-Contribuições, EFD-Reinf, e-Financeira, eSocial, etc;
• Emissão de documentos fiscais, tais como: NF-e, CT-e, MDF-e, NFC-e, etc;
• Acesso aos sistemas do Banco Central do Brasil, para prestação de informações e envio de declarações;
• Emissão e cancelamento de procurações eletrônicas nos portais dos órgãos públicos.

Qual a responsabilidade atrelada ao certificado digital?

Apesar das facilidades relacionadas ao uso dos certificados digitais, é importante frisar a responsabilidade do titular. Ao mesmo tempo em que o uso da chave privada autentica uma transação ou um documento, ela confere o atributo de não repúdio à operação, ou seja, o usuário não pode negar posteriormente a realização daquela transação.

Por isso, o usuário deve proteger seu certificado digital e sua senha de acesso, não importando se tal certificado esteja salvo em token USB, cartão inteligente ou na máquina do usuário. Os titulares dos certificados digitais ICP-Brasil respondem integralmente pelos atos que forem assinados com seus certificados, mesmo que tenham sido praticados por terceiros.

Por medida de segurança, cadastre procurações eletrônicas com acessos específicos para as pessoas que forem atuar em seu nome ou no de sua empresa (como nos acessos para a Receita Federal, FGTS e Seguro Desemprego), sempre que for possível. Além disso, mantenha a guarda adequada do seu certificado.

Em caso de perda ou furto, faça a revogação de seu certificado digital junto a AC que fez a sua emissão.