eSocial: nova fase é obrigatória para empresas com faturamento até R$ 78 milhões, exceto micro, pequenas e MEI

Saiba os aprendizados da primeira etapa e as expectativas para a atual

No dia 16 de julho, teve início a segunda etapa de implantação do eSocial, em que são alcançadas as empresas privadas do país com faturamento anual de até R$ 78 milhões.

As micro e pequenas empresas, Microempreendedores Individuais (MEIs) obtiveram uma prorrogação e somente estarão obrigados a enviar as informações dos seus trabalhadores a partir de novembro. No entanto, se assim desejarem, podem optar por iniciar em julho e para tanto, deverão seguir o mesmo calendário de adequação do novo grupo.

Como deve ser a adequação para o novo grupo:

• Entre 16 de julho e 31 de agosto, os empregadores devem enviar ao sistema os eventos cadastrais e tabelas da empresa.

• Em 1º de setembro, começa a fase de povoamento com dados cadastrais dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos).

• Em novembro, devem ser inseridas as informações referentes à remuneração e o fechamento das folhas de pagamento.

• A partir de janeiro de 2019, deve-se substituir a GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada. Paralelamente, também devem ser inseridos dados relativos à segurança e saúde do trabalhador.

Lições aprendidas:

Em janeiro deste ano, as empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões iniciaram o processo de adequação que agora se estende ao novo grupo de empregadores.

De acordo com o Portal eSocial, 97% das empresas do primeiro grupo já utilizam o sistema e estão fazendo os ajustes finais para o fechamento das folhas de pagamento.

A experiência de quem já vem utilizando a plataforma do governo pode ajudar aqueles que a partir de agora devem se adequar.

Inicialmente, acreditava-se que o sistema seria um ponto crítico para a implementação. De fato, o ambiente digital apresentou falhas, mas o verdadeiro impacto ficou por conta da imposição de um novo fluxo e ritmo de trabalho.

O eSocial alterou a realidade dos profissionais que atuam em áreas como departamento pessoal e recursos humanos, gerando um aumento da demanda de atividades relacionadas à adequação do sistema de processamento eletrônico de dados, coleta de dados, formalização de processos e padronização de rotinas.

Como a plataforma demanda capacidade técnica e conhecimento da legislação para o cumprimento pleno dos requisitos e dos prazos, quem investiu na qualificação e conscientização de sua equipe conseguiu passar de forma serena pelas referidas etapas.

Além disso, a experiência mostrou o envolvimento de lideranças das empresas no projeto, o que é de grande relevância, haja vista a imprescindível mudança de cultura para adequação às exigências.

Expectativas para o trabalho do novo grupo de empregadores:

O eSocial é uma realidade a ser encarada. Agora, o sistema receberá um número muito maior de acessos e informações, já que este grupo concentra um maior quantitativo de empresas, e mais ramos de atividades, que utilizarão inúmeros códigos para a inserção de dados cadastrais. Com esta multiplicidade de informações, novas falhas no sistema podem ser detectadas.

A principal expectativa, portanto, é que, assim como ocorreu com o grupo de grandes empresas, as dificuldades enfrentadas deverão avançar além da questão técnica. Com efeito, a necessidade de refinar a estrutura interna para o pleno atendimento aos requisitos da “nova era eSocial”, passando pela mudança de cultura, o aperfeiçoamento dos processos internos, o alinhamento entre os setores envolvidos e adequações de sistemas de processamento de dados eletrônicos.