Gestão de documentos contábeis e fiscais na era digital

Por Patrícia Guimarães

A gestão de documentos empresariais vem passando por uma verdadeira migração do físico para o digital. Embora algumas empresas vejam isso como um esforço e estejam adiando encarar esse processo, esta transição é inevitável e não pode mais ser postergada.

Até mesmo a pandemia vem acelerando esse processo, ao impor o tráfego de documentos em meio digital para reduzir o uso de papéis, uma forma de conter o risco de contágio pelo coronavírus com a tarefa manual.

A consolidação de todo um ecossistema fiscal e contábil em formato digital também ganhou corpo nos últimos tempos, contribuindo para esse movimento de transformação na forma de envio de documentos e no cumprimento das obrigações.

Com o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), o físico deu lugar a arquivos digitais, como EFD, ECD, EFD-Contribuições, ECF e eventos EFD-Reinf, reduzindo o volume de papel relacionado a essas informações.

Esses avanços acabam gerando também uma fiscalização mais célere e automática, demonstrando a importância de manter o acervo documental organizado e acessível. Essa boa prática também vai auxiliar o negócio quando auditorias forem realizadas.

O mercado atual exige eficiência e velocidade em níveis elevados, combinadas a uma robusta política de segurança de dados. Assim, medidas que ampliem a fluidez dos processos e promovam um ambiente digital seguro tornam-se elementos importantes para a diferenciação competitiva do negócio.

Segurança da informação é vital

Com a digitalização, fica mais fácil estabelecer procedimentos para acesso e armazenamento, evitando que informações circulem entre pessoas não autorizadas e que dados e documentos se percam. Aí entram políticas que vão estabelecer as soluções de armazenagem, alçadas de responsabilidade e backups periódicos.

Com as recentes exigências trazidas pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), torna-se ainda mais urgente pensar em formas eficientes e seguras de armazenar e utilizar os dados com os quais uma empresa precisa lidar.

Dessa forma, é preciso estabelecer uma estrutura de governança de privacidade e proteção dos dados, definindo processos, políticas e sistemas que demonstrem a conformidade da organização às premissas normativas e às novas posturas mercadológicas.

Que documentos precisam ser mantidos?

Mas, quais documentos precisam ser mantidos na empresa em meio físico ou digital? Por quanto tempo é necessário armazenar cada tipo de registro?

Veja a tabela de temporalidade e guarda de documentos aqui.

Todos os documentos que não possuem emissão via processo digital precisam estar arquivados fisicamente. Todo este material poderá ser requisitado em fiscalizações, por isso é recomendável manter um arquivo por mês/ano devidamente mapeado em uma listagem de fácil identificação.

Já os documentos digitais e armazenados em nuvem não precisam ter uma via obrigatoriamente impressa, pois serão disponibilizados com base em demanda corporativa ou requisição dos agentes fiscalizadores.

Não houve alteração na legislação oficializando a documentação em meio digital como comprobatória, mas a guarda de comprovações impressas caiu em desuso e, na prática, não tem sido exigida nas fiscalizações.

No entanto, é necessário observar os termos da Lei Nº 12.682/2012, que estabelece que somente o documento que contém assinatura digital tem o mesmo valor probatório do documento original para todos os fins.

A perda ou não armazenamento de documentos pelo período estabelecido sujeita a empresa ao risco de ter que recolher novamente um determinado tributo ou até de ser multada, caso não apresente comprovante solicitado por eventual fiscalização.

Documentos fiscais e contábeis

A guarda de documentos que garantem a regularidade fiscal da empresa e daqueles que comprovam as movimentações e modificam sua situação patrimonial e financeira precisa ser planejada.

As empresas devem manter documentos relativos aos tributos, entre eles guias de recolhimento, documentos contábeis, notas, livros fiscais e contábeis, além de declarações entregues ao Fisco.

A recomendação especializada é que seja feita a guarda digital de toda a movimentação financeira, das notas fiscais recebidas e emitidas e dos contratos de prestação de serviços pelo prazo decadencial de cinco anos.

É preciso ter atenção ao fato de que, no Sped, são registrados os documentos, mas a origem da informação é o próprio documento. Ou seja, o acesso aos arquivos do Sped não dispensa a empresa de ter os arquivos das notas fiscais e das informações que são a origem do dado.

Com relação às notas fiscais de mercadorias, a guarda precisa ser eletrônica (arquivos .xml). Embora a fiscalização possa acessar essas informações via sistema próprio, a legislação brasileira prevê que a responsabilidade de apresentação é do contribuinte, por meio do referido arquivo .xml.

Tal obrigação não se estende às notas de serviço, mas a guarda dessas também é recomendada. As notas devem ser guardadas por período decadencial de 5 anos.

Importante mencionar que este prazo de guarda deve observar a data de origem da emissão dos documentos, mas esta contagem é interrompida, caso a empresa esteja sob algum processo fiscalizatório ou judicial.

Soluções que garantem uma gestão de documentos eficiente

A Domingues e Pinho Contadores incorporou, definitivamente, o recebimento e arquivamento de documentos em meio digital para todos os seus clientes por questões ambientais, de segurança da informação, de rastreabilidade, eficiência e otimização de espaço físico.

Empregando menos tempo na localização, arquivamento e manuseio de papéis, a equipe fica disponível para desempenhar atividades mais estratégicas e assumir papel mais consultivo, ampliando a percepção de valor do cliente sobre o serviço prestado.

A partir de orientação especializada, com olhar multidisciplinar, a DPC também pode auxiliar as empresas na definição dos melhores desenhos para organização e gestão de documentos impressos e digitais, levando os clientes a alcançarem conformidade e eficiência na gestão de documentos, eliminando as possibilidades de prejuízo pela perda de dados.